管理職の階層について知っておくべきこと

管理職の階層

管理職の階層を理解していますか?



何年にもわたって管理分野に携わってきた人々でさえ、その複雑な役職、組織構造、およびさまざまな責任の網が少し混乱することがあります。経験豊富な管理者は、次のような質問をすることがあります。

  • 管理責任者と管理監督者は通常、どのような異なることをしますか? (通常、役員はプロセスを管理し、監督者はプロセスだけでなく他の従業員も管理します。)
  • との違いは何ですか オフィス管理者とオフィスマネージャー
  • エグゼクティブ管理者は、エグゼクティブレベルの管理者ですか、それともエグゼクティブを管理する人ですか? (彼らは通常、幹部に管理します。)

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質問はどんどん続きます。最終的には、管理職の不思議なスキームにより、専門家は自分の肩書きが全体的な状況のどこに当てはまるのか疑問に思うかもしれません。同様のジレンマは、キャリア検索でどの管理職をターゲットにするか疑問に思っている就職活動者を困惑させる可能性があります。



管理職の階層について混乱している

管理職の階層を明確にしましょう!さまざまなレベルの管理者タイトルを理解し、タイトルの意味を解釈するために知っておく必要のあるすべてがここにあります。

始める前の注意: 以下で取り上げる役職、責任、期待は、複数のレベルで表示される場合があります。たとえば、Office Managerは、ある会社のエントリーレベルの役職であり、より厳しいオフィスニーズを持つ別の会社の高レベルの役職である可能性があります。さらに、このリストには、遭遇するすべてではありませんが、多くの管理職が含まれていることに注意してください。



エントリーレベルの管理職

エントリーレベルの管理職

  • オフィスコーディネーター
  • オフィス管理者
  • オフィスアシスタント
  • 事務長
  • 事務員
  • フロントデスクアシスタント
  • データ入力係
  • データ入力スペシャリスト
  • 部門コーディネーター
  • 管理コーディネーター
  • 事務補助
  • 管理サービスアシスタント
  • 管理ヘルプ
  • 管理アソシエイト
  • 管理者
  • ジュニア管理アシスタント
  • イベント管理者
  • 受付
  • 文書係
  • 個人秘書

エントリーレベルの管理者の職務

エントリーレベルの管理者は通常、すべてのことを少し行います。ファイルの整理とドキュメントの準備に時間がかかる日があり、翌日、オフィス中のスタッフからのさまざまなリクエストでいっぱいの受信トレイを見つけるために仕事に来るかもしれません。

従業員は、いつでも必要なあらゆる種類のサポートを管理者に求めています。これらのポジションの人々は、オフィス周辺のすべての必要な項目を完了し、従業員が最善の仕事をするのを助け、オフィスを可能な限りスムーズに運営し続けます。

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エントリーレベルの管理者なら誰でも、おそらく次のことに気付くでしょう。

  • オフィスのコミュニケーションの管理—組織の電話、電子メール、および従来のメールの処理
  • ITリソースと設備を含むオフィスサービスの維持(これには、技術的な質問とサービス要求の提出が含まれます)。
  • イベントやイニシアチブの計画を支援するために部門間で協力する
  • 旅行計画の調整、旅程の作成、予約の完了
  • カレンダーのスケジュールと管理
  • 連絡先リストの維持
  • オフィスを維持する ファイリングシステム 順番に
  • ベンダー、コンサルタント、クライアントなどの外部アソシエイトとの関係におけるオフィスの利益を代表する
  • 請求書の作成
  • 事務用品の追跡と注文
  • 提供する オフィススナック およびその他の特典
  • 取締役、マネージャー、経営幹部に必要に応じたサポートを提供する
  • 共有オフィススペースを整理する
  • 着信および発信パッケージとメールの処理

その多様な責任のリストを適切に処理するために、エントリーレベルの管理者は通常次のことを期待されています。

  • 潜在的な問題を認識して対応する
  • 独立して創造的に問題を解決するために率先して行動します(可能な限り効果的にするには、エントリーレベルの管理者は、他の人からの入力を必要とせずに意思決定を行い、問題に対処できる必要があります)。
  • さまざまな形式で、社内外の利害関係者と効果的かつ丁寧にコミュニケーションをとる
  • 時間を戦略的に管理する
  • マルチタスクと迅速なシフトタスクにより、隙間から何も落とさずにさまざまな面倒な任務を完了します
  • 生産性を最大化するために、物理的なアイテムやプロジェクトを追跡しながら、情報を整理および処理します
  • 問題が発生したときに落ち着きを保つ
  • 常に迅速かつ準備してください
  • 複数の人が1日を通して口頭、手書き、および電子メールでリクエストを行うため、重要な詳細を覚えておいてください
  • すばやく、しかし正確に作業する

中堅管理職

中堅管理職

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  • 事務補助
  • 事務長
  • 役員補佐
  • 運用管理者
  • 管理サービスマネージャー
  • 管理サポートマネージャー
  • 管理サポートスペシャリスト
  • イベント管理者
  • 個人秘書
  • サービス管理者
  • トラベルコーディネーター
  • 管理スペシャリスト
  • エグゼクティブ管理アシスタント
  • 重役秘書
  • 経営者
  • 経営管理者
  • 施設管理者
  • 管理技術者
  • スタッフアシスタント
  • スケジューラー
  • ユニットアシスタント

中間レベルの管理者の職務

エントリーレベルの管理者と同様に、ミッドレベルの管理者はすべてのことを少し行います。 (何と言えば、行政分野の特徴のようです。)しかし、 とは異なり エントリーレベルの管理者、ミドルレベルの管理者は通常、わずかに少ないですが、給与の処理など、はるかに専門的なタスクを実行します。中堅レベルの管理者は、企業文化イニシアチブ、従業員報酬プログラム、戦略的ブランド変更など、大規模なミッション主導の企業プロジェクトに参加するように一般的に呼ばれます。

さらに、管理者が初級レベルから中級レベルに移行すると、会社の運営を改善するための独自のポリシーを設計および実装するのに十分な経験を積むことができます。

中堅の管理者なら誰でも、おそらく次のことに気付くでしょう。

  • オフィスポリシーを実装し、既存のプロセスの改善を戦略化する
  • 企業文化と従業員の健康に関連するイニシアチブの開発
  • 避難計画の策定、訓練の実施、建物のセキュリティの設定など、重要な安全手順の実施
  • 給与の処理
  • オフィスの設計とレイアウトの改善を計画する
  • 新入社員のオンボーディングとオフボーディング
  • 従業員の報酬特典の処理、駐車場、建物のメンテナンスなど、運用タスクの管理
  • 経営幹部を直接支援
  • イベントや会議の計画
  • 旅行の調整
  • カレンダーのスケジュールと管理
  • レポートを作成し、場合によっては提示する
  • 他のオフィスサポートスタッフを監督する
  • 本や記録を保管する
  • 請求プロセスを所有する
  • 会社の情報組織とアーキテクチャの決定
  • クライアント、ベンダー、ビル管理、および従業員と定期的にやり取りする
  • 改修、設置、オフィス設計イニシアチブなどの主要なオフィスプロジェクトの実行
  • 経費の処理からプロセスの実装まで、オフィスの予算と財務管理の管理
  • 契約の交渉と追跡
  • 苦情を聞く(そして関連する問題を解決する)
  • 従業員の対立の解決

マルチタスク管理アシスタント

その多様な責任のリストを適切に処理するために、中間レベルの管理者は通常、次のことを期待されています。

  • 問題が発生したときに、実行可能な解決策を独自に開発する
  • すべてを活用する 貿易のツール プロセスを改善および強化する
  • 戦略的に考え、経営幹部に健全な全体像のガイダンスを提供する
  • プレッシャーに適切に対処し、経営陣にとって常に信頼できるリソースであり続ける
  • 会社の使命に沿った方法で仕事に優先順位を付ける
  • 機密情報の信頼できる管理者になるために、常に裁量を使用してください
  • さまざまな形式でさまざまな対象者にメッセージを効果的に伝える
  • 有利で充実した接続を構築するための交渉とネットワーク
  • 感情的知性を活用して、他の人と調和して効果的に働く
  • 分析スキルを適用して、主要なビジネス上の意思決定を通知します
  • 抽象(関係)と技術(在庫管理)の両方のオフィス責任に関連する複雑な情報を理解し、解釈します
  • 変化する要求と責任に適応する
  • 他の人をリードし、タスクを委任する
  • プロジェクトとワークフローを開始から完了までガイドします
  • 大小両方の詳細をキャッチ
  • 耳を傾け、励まし、時には職場の「治療」を提供する

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高レベルの管理職

高レベルの管理アシスタント

  • 事務長
  • 役員補佐
  • シニアエグゼクティブアシスタント
  • シニアパーソナルアシスタント
  • 最高総務責任者
  • 管理部長
  • 管理サービスのディレクター
  • 最高執行責任者
  • オペレーションディレクター
  • シニア受付
  • コミュニティリエゾン
  • チーフハピネスオフィサー
  • 最高人事責任者

高レベルの管理者の職務

他の管理者と同様に、高レベルの管理者はそれをすべて時々行います。ただし、高レベルのポジションでは、中レベルの周りで見始めた焦点はさらに深くなります。高レベルの管理者は通常、特定の幹部との作業やビジネスプロセスの作業により多くの時間を費やします。経験豊富な管理者は、焦点領域の成功を確実にするためにほとんどの時間を費やし、断片的な問題、軽微な緊急事態、およびその他の小規模な管理タスクに対応する時間をはるかに少なくします。

高レベルの管理者なら誰でも、おそらく次のことに気付くでしょう。

  • オフィス周辺のチーフコラボレーターを務める
  • 全社的なイニシアチブ、ポリシー、およびプロセスの開発と実行中に、異なるオフィスチーム間の唯一の連絡係となる
  • 新しいビジネスイニシアチブや戦略的プロジェクトを促進し、さらには主導する
  • 部門全体の運用とワークフローを改善するためのコンサルティング
  • 従業員の採用、維持、およびポリシー策定に関連するさまざまな戦略的人事機能の実行
  • 他の部門長とマネージャーの管理
  • 会社のリソースを最大限に活用する方法を決定する
  • 重要な更新と開発について会社の利害関係者に情報を提供し続ける
  • 管理サポートチーム全体、および多くの場合他のチームも管理および指導する
  • 会社全体と個々のチームの目標を設定する
  • 日常業務に関連するすべてのものを監督する
  • 事業開発の機会を追求する
  • 重要な外部戦略的ビジネス関係の維持
  • 主要な幹部の副司令官を務め、その能力の範囲内で無数の責任を引き受けます

大人のための砕氷船活動

その多様な責任のリストを適切に処理するために、中間レベルの管理者は通常、次のことを期待されています。

  • 管理または管理能力において長年の経験と実証済みの成功を収めている
  • 彼らが仕える幹部のスキルに匹敵する戦略的かつ批判的思考スキルを示します
  • 詳細については超自然的な目を持っています。これらの人々は、全員の名前、すべての期日、およびポリシーとプロセスに関するすべての重要なポイントを覚えています
  • 結果を得るために誰とでも誰とでも通信する
  • 1日の時間が増えるように見えるまで、時間を操作します
  • 会社の使命に対する投資家レベルのコミットメントを示す
  • 効率と善意を促進する方法でプロセスを改善し、ワークフローを管理するためのコツを持っている
  • すべてのレベルおよびすべての部門の従業員から好かれ、尊敬されている
  • 日常業務に直接触れていないものも含め、すべての結果の所有権を取得します

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