企業のイベント計画ほど多くの可動部分を持つタスクはほとんどありません。
日付の固定から旅行の調整まで、あなたの行動項目は毎日増えているように見えるかもしれません。圧倒されないでください-あなたはこれを持っています、そして私たちはあなたの背中を持っています！
イベント計画から当て推量、パニック、混乱を取り除き、この不可欠な企業イベント計画チェックリストですべての詳細を明確にします。このチェックリストは、必要なことをすべて実行していることを確認するのに役立ちます。また、ヘッドスペースの一部を解放して、すべての作業に集中できます。 楽しい詳細 それはあなたのイベントを忘れられないものにするでしょう。
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イベントの24〜18か月前に行うこと：
1.潜在的な都市の研究
考慮すべき要素：
- 近くの空港
- 便利な公共交通機関
- 利用可能な質の高い会場の数（後で選択できる利用可能な会場をたくさん用意する必要があります）。
- 天気
- ほとんどのターゲット参加者からの距離
- 市全体のイベントとの競合（毎年恒例のマラソンがイベント期間中に主要な市道を閉鎖する場合は、別の市を選択することをお勧めします。）
- 歩きやすさ
- 安全性
- トラフィック
- 無料のアトラクション
- フライトの空き状況と費用（Googleフライトを使用して、時間枠内に市内のチケットの価格をすばやくスキャンします。価格はすでに急騰していますか？その場合は、他の場所を探して参加者を増やすことを検討してください。）
ヒントとコツ：
- 調査に深く踏み込む前に、検索対象を上位5都市に絞り込んで時間を節約してください。
- 都市の個性を探ります。実用的な詳細がイベントを実現しますが、都市に個性を与える要素である注目すべき機能も調査する必要があります。次のような便利なツールを使用する 地元の人が見つけた 、 見つけます 、 グリッド外 、および タイムアウト 楽しんでください。
2.1つの都市を選択します
決定基準：
- すでにたくさんの調査を行っているので、イベントにとって最も重要な約5つの調査要素を選択するだけです。すべてのイベントは異なる場合がありますが、普遍的に重要な要素には次のものがあります。
- 都市の個性（あなたの企業文化に合っていますか？）
- 利用可能な会場（市内で有望な選択肢を見つけましたか？最高の都市でさえ、標準以下の会場を補うことはできません。）
- 利用可能な交通機関
- 走行距離
- フライトコスト
ヒントとコツ：
- いくつかの主要な利害関係者を調査して、彼らの考えを理解してください。あなたの仲間はあなたが考えもしなかった洞察を持っているかもしれません。たとえば、この都市は大学の町であり、どの夜でも利用可能なバーやレストランを見つけることができないと誰かが言うかもしれません。
3.あなたの街の研究会場
考慮すべき要素 ：
- 部屋のレイアウトとサイズ（スペースは予想されるすべての参加者を快適に収容できますか？）
- 徒歩圏内のホテル—会場がホテルでない場合
- ルックアンドフィール（会場の写真を閲覧します。公式ウェブサイトを使用するだけでなく、Google画像検索を検索して、真の表現を確保します。）
- 徒歩圏内にレストランやコーヒーショップ
- カスタマーレビュー（公式ウェブサイトに何も投稿されていない場合はYelpをチェックしてください。）
- パーキング
- ケータリング、視聴覚、給仕、清掃サービスなど、社内で提供されるサービス。
- 外部ベンダーのポリシー（これは、会場が社内で提供するサービスが少ない場合に重要です。）
- 保険
- アクセシビリティ
ヒントとコツ：
- 会場にイベントポートフォリオがあるかどうかを確認してください。彼らはどのようなイベントを紹介していますか？計画しているイベントの種類に関する専門知識を備えた会場を選択するのが最善です。スタッフはドリルを知り、ニーズを予測し、問題が発生した場合のトラブルシューティングを支援します。
- 会場は結婚式をしますか？もしそうなら、彼らの率はより高いかもしれません。
- 会場で行われると思い込んでいるイベントを想像できますか？
4.上位3〜4の会場を選択します
決定基準：
- イベントにとって最も重要な約5つの調査要素を選択してください。すべてのイベントは異なる場合がありますが、普遍的に重要な要素には次のものがあります。
- ルックアンドフィール—会場の個性
- 利用可能な部屋のレイアウトとサイズ
- 社内で提供されるサービス
- 外部ベンダーポリシー
- 徒歩圏内のホテル
ヒントとコツ：
- 使用する グーグルマップ 会場の選択肢の周りをストリートビューで表示して、会場だけでなく周辺地域の雰囲気も把握します。
5.提案については会場にお問い合わせください
ヒントとコツ：
- 連絡した相手、連絡した日時、連絡方法のスプレッドシートを保管してください。たとえば、オンラインフォームに記入したり、メールを送信したり、電話をかけたりしましたか？このスプレッドシートは、 アウトリーチ フローが整理され、詳細がまっすぐになります。誰かにフォローアップする必要がある場合に非常に役立ちます。
6.提案と予算を比較する
ヒントとコツ：
- 会場の提案を検討するときは、削減できる可能性のあるコストに注意してください。たとえば、会場には社内ケータリングサービスの料金が含まれている場合がありますが、ポリシーで外部ベンダーが許可されている場合は、そこでお金を節約できる可能性があります。
- 交渉してください！お気に入りの会場が予算外の提案を送信した場合、リストからそれらをマークする必要はありません。連絡先に電話をかけて、状況を説明するだけです。会場が主導権を握らない場合は、交渉を開始する準備をしてください。提案の項目を調べて、削減できると思われるコストを選択します。
7.サイト訪問を計画します
ヒントとコツ：
- イベントの進行中に予約をリクエストします。これにより、イベントがどのように見えるかを最もよくプレビューできます。
- 時間がある場合は、別の日に訪問を予約するか、少なくとも訪問の間に数時間を残してください。訪問中に疲れたりお腹が空いたりしたからといって、良い会場を通り過ぎたくはありません。
8.会場を訪れて評価する
何を探すべきか：
- 初めて会場に足を踏み入れた時の気持ちはいかがですか？第一印象は重要です、期間。最も綿密な計画でさえ、適切な個性を持たない会場を補うことはできません。
- イベントの進行中に訪問を予約しようとした方法を覚えていますか？今こそ、立ち寄って状況を確認するチャンスです。調査する前に、会場のスタッフに問題がないことを確認し、進行中のイベントにできるだけ邪魔にならないようにしてください。
- スタッフをチェックしてください。彼らは笑顔で礼儀正しいですか？ （スタッフとの数回の失礼な出会いでさえ、あなたのイベントにうまく反映されない可能性があります。）
- 会場は清潔で手入れが行き届いていますか？最も不快な混乱が隠れている可能性があるトイレを必ず確認してください。
イベントの18〜12か月前に行うこと：
1.選択した会場と契約を結ぶ
ヒントとコツ：
- 歯の細かい櫛で契約を確認するには、数日かかります。
- 質問をし、受け取った回答を記録します。契約のすべての側面を理解し、すべての重要な詳細を覚えておくことが重要です。
- あなた自身のコピーをたくさん作ってください。
- 価格にすべての税金と手数料が含まれていることを確認します。価格にこれらの追加料金が含まれていない場合は、会場の連絡先に追加するか見積もりを送信するよう依頼して、驚きを避けてください。
- キャンセルポリシーを確認して、何らかの理由でキャンセルする必要がある場合に何が問題になっているのかを確認してください。デポジット（またはその一部）は返金されますか？
- 必要な部屋/スペースが正確にリストされていることを確認してください。スペースだけは必要ありません。あなたはあなたがツアーして愛したスペースが欲しいです。
- イベントに割り当てられた時間枠を確認してください。時間をかけてしまうとどうなりますか？
- 会場が契約のどの部分でも配達できない場合は、あなたが保護されていることを確認してください。たとえば、ハリケーンによって目的の部屋の屋根が漏れて移動しなければならない場合、お金の一部を取り戻すことができますか？
- 交渉してください！提案のように、契約は交渉可能です。不快な行の変更をリクエストすることはまったく問題ありません。
2.ミーティングフローを実行し、イベント固有のToDoリストを作成します
ヒントとコツ：
- イベントフローを1分ごとに実行します。それを書き、ストーリーボードを作成し、同僚にそれを実行するように強制します。イベントを視覚化し、大小を問わずすべてのやることに頭を包むのに役立つことは何でもします。たとえば、CEOが歓迎のスピーチをするときに、スライドショーがCEOの後ろで再生されることを常に想定している場合は、そのスライドショーを作成し、それを投影するために必要なすべての機器を保護する必要があります。
3.エンターテインメントオプションの調査
考慮すべき要素：
- 普遍的な好感度（インターンからベテランまで、あなたのオフィスの誰もがオプションを評価することができますか？）
- 創造性（これまでに参加した他のイベントでこれを見たことがありますか？イベントを目立たせるために思い出に残るものを提供してみてください。正しいアイデアは、その後ずっと誰もがそれについて話し合うことになるでしょう。 企業イベント 終わった。）
- 費用（見積もりを依頼する前でも、娯楽費用の概算を決定できるはずです。ソロバイオリニストの予算がある場合は、15ピースのスウィングバンドに心を奪われないでください。）
ヒントとコツ：
- 紹介を求める。推奨事項については、他社の従業員に尋ねてください。最近のイベントではどのような娯楽を利用しましたか？どのように受け取られましたか？
- グリッドから外れます。検索をオンラインアグリゲーターに限定しないでください。地元の学校、非営利団体、企業に連絡してください。たぶん、地元のコーヒーショップは毎週のポエトリースラムをあなたのイベントに移すことをいとわないでしょう。あるいは、地元の大学の合唱団が無料で演奏するかもしれません。
イベントの12〜9か月前に行うこと：
1.主要な利害関係者とプレゼンターにカレンダーの招待状を送信する
ヒントとコツ：
- カレンダーへの招待は素晴らしいですが、イベントで重要な役割を果たすすべての人が必要なすべての詳細を持っていることを確認するために、電子メールまたは電話でフォローアップする必要もあります。
2.エンターテインメントオプションへのアプローチ
ヒントとコツ：
- ベンダーに連絡するときに作成したスプレッドシートを開きます。 「エンターテインメント」の新しいタブを作成すると、ドリルがわかります。
3.研究チーム-構築活動
考慮すべき要素：
- 会社の規模（会社が巨大な場合は、多くの機器や備品を必要とする活動を選択しないでください。）
- うめき声の要因（実行しやすいように聞こえるので、アクティビティを選択するだけではありません。人々が実際にそれを好きになるようにしてください。）
- アクティビティの目標（チームビルディングアクティビティの目標は、楽しむことだけではありません。アクティビティは、少なくとも定性的な方法で、チームビルディングにも貢献する必要があります。）
- フィットネスレベル（社内の全員がそれでクールになる場合にのみ、動きの多いアクティビティを選択してください。）
- 複雑さ（説明が難しい可能性のある多くのステップを伴うアクティビティから離れてください。）
ヒントとコツ：
- イベント中に誰が活動を促進しますか？外向的でエネルギッシュなアソシエイトの何人かに連絡して、彼らが「チームビルディングセレモニーのマスター」になりたいかどうかを確認してください。
4.会議のレイアウトをスケッチして、レンタルと機器のニーズを確立します
考慮すべき要素：
- 以前に作成したイベントフローに戻ります。各項目の後で、一時停止して、「それを行うにはどのような機器が必要ですか？」と自問してください。
- ミーティングスペースのスケッチに、必要なものと必要な場所とタイミングを正確にマークアップします。
ヒントとコツ：
- あなたのスペースのためにダウンロード可能なフロアプランを提供するようにあなたの会場に依頼してください。
- あなたの機器のニーズをあなたの会場と共有し、彼らが持っているアイテムを見つけてください。機器リストの作成に関する専門知識を要求することもできます。重要なことを忘れましたか？
5.視聴覚会社と提携してA / Vのニーズを判断する
ヒントとコツ：
- 自分のスペースを知っているA / V会社と協力することで最もメリットが得られるので、推奨されるA / Vベンダーのリストを会場に尋ねて、調査時間を大幅に節約してください。
イベントの6か月前に行うこと：
1.Save-The-Datesを送信します
ヒントとコツ：
- 6か月前に日付を保存して送信すると、オフィス全体に期待が高まります。
- 必ずすべてのメモを追加してください オフィス掲示板 、これは、オフィスの全員にカレンダーに日付を追加するように通知する確実な方法です。
2.チームビルディング活動を選択し、該当する場合は契約に署名します
決定基準：
- 費用（会場がロックされている場合、費用はどのチームビルディング活動を行うかを決定するのに役立つ場合があります。）
- 同僚の投票（20人以上の同僚にお気に入りのチームビルディング活動に投票してもらうことで、意思決定を容易にします。）
3.夕食の場所を調査する
考慮すべき要素：
- 特別食（あなたの会社が70％ビーガンの場合は適切なレストランを調べてください。）
- 予約（予約を受け付けないレストランを選ぶことでイライラするリスクを冒さないでください。）
- 大人数のグループ用スペース（レストランは個室を予約しますか、それとも特大パーティーの予約を受け付けますか？）
- メニューの選択肢
- イベント会場からの距離
ヒントとコツ：
- 地元のおすすめは黄金色です。イベントの市内で誰も知らない場合は、会場のスタッフに連絡して意見を聞いてください。
- レストランのウェブサイトを注意深くチェックして、チェーン店ではないことを確認することで、本格的な地元のダイニング体験をお約束します。
4.研究賞とサンプルの入手
イベントの5か月前に行うこと：
1.該当する場合は、配偶者または子供の活動を選択します
決定基準：
- 子供と配偶者の数。
- 子供と配偶者の年齢。
ヒントとコツ：
- 子供や配偶者を連れてきている仲間に、家族が楽しんでいる活動を聞いてください。
2.ネームタグのレイアウトを選択します
ヒントとコツ：
- 読みやすさは、名前タグの最も重要な部分です。デザインと色が出席者の名前を覆い隠さないようにしてください。
3.キーカードを注文する
イベントの4か月前に行うこと：
1.登録リンクを送信します
ヒントとコツ：
リモートチーム向けのオンラインゲーム
- Google Analyticsを使用して、バックエンドトラッキングタグをリンクに追加します。これにより、リンクをクリックした人の数、特にクリックして登録を完了しなかった人の数を確認できます。これは、登録ページに欠陥または混乱があることを示している可能性があります。
イベントの3か月前に行うこと：
1.最終ウォークスルーの場所にアクセスします
2.未処理の登録の最後の呼び出しを送信します
3.ギフトのサイズ情報を収集する
4.空港への送迎会社を探す
決定基準：
- 収容人数（何回乗車できますか？）
- 柔軟性（営業時間中にのみ運転しますか、それとも営業時間外に旅行できますか？）
5.名前タグをプリンタに送信します
6.夕食の人数を確定します
7.すべての食事のメニューを完成させる
決定基準：
- 費用
- 多様な選択肢
- 特別食に適しています
- アレルギーに適しています
- おいしい（すべてのオプションを味わうことを主張します。）
8.受賞者のリストを取得し、最終的な賞を注文します
9.議題案
含めるもの：
- 会場情報と住所
- すべてのイベントと休憩の日付、時刻、場所
- すべての食事の日付、時間、場所
- 講演者と発表者の名前とメール
- 質問や懸念を受け入れるための連絡先情報
- 重要な注意事項（出席者が何かを持参したり、特定の方法で服を着たりする必要がある場合は、議題に必ず注意してください。）
10.ウェルカムレターのドラフト
含めるもの：
- あなたの会社がイベントを開催する理由
- イベントを通じて達成したいこと
- イベントがあなたにどのようにつながるか 会社の使命
- 該当する場合、次のイベントの日付
イベントの2か月前に行うこと：
1.選択 従業員への贈り物 注文します。
イベントの1か月前に行うこと：
1.車両をレンタルして、イベントの場所との間でアイテムを移動します
2.ルーミングリストをホテルに送信する
3.議題を確定してプリンターに送信
議題のチェックリスト：
- 会場情報と住所
- すべてのイベントと休憩の日付、時刻、場所
- すべての食事の日付、時間、場所
- 講演者と発表者の名前とメール
- あなたの連絡先情報
- 重要な注意事項
4.ウェルカムレターを完成させてプリンターに送信する
ウェルカムレターのチェックリスト：
- あなたの会社がイベントを主催する理由は明らかですか？
- イベントの目標は明確ですか？
- イベントがあなたの会社の使命にどのように貢献しているか理解していますか？
- 今後のイベントの日程は含まれていますか？
あなたのイベントの月をどうするか：
1.必須アイテムを1つの部屋に移動し、在庫を取得します
2.イベントと重複する従業員の誕生日を確認します
3.チームミーティングを主催する
何をすべきか：
- イベントの議題に目を通し、質問をしてください。
- あなたが果たす必要のあるさまざまな役割についてボランティアを求めてください。 （時間と場所の予想を含む職務のリストを事前に準備して、役割が明確になり、ボランティアが何にサインアップしているかを理解できるようにします。）
イベントの1週間前にすべきこと：
1.チームミーティングを主催する
何をすべきか：
- 仕事の割り当てを詳細に調べ、ボランティアに質問する機会を与えます。
2.ラップトップのリモートアクセスを取得する
イベントに向けて出発する日に何をしますか：
- ドアロック解除タイマーを変更します。
- ボイスメールと電子メールの自動返信メッセージを更新します。
- 管理しているWebサイトを更新します。
- オフィスの冷蔵庫を掃除します。
あなたのイベントの週に何をすべきか：
1.チームミーティングを主催する
何をすべきか：
- 最後の質問をしてください。
- 最後にもう一度イベントフローをウォークスルーします。
- わくわくになる！
2.ホテルのスタッフ、従業員、および利用可能なプレゼンターとのプレカンファレンスリハーサルを主催します
何をすべきか：
- プレゼンテーションや食事などのタイミングを全員に明確にしてください。
- 誰もがいつどこにいる必要があるかを知っていることを確認してください。
- ぎこちない情報や流れを確認してください。
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