2021年の最高の管理アシスタントからの16の否定できないスキル

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優れた管理アシスタントは、企業の秘密兵器になる可能性があります。



「管理アシスタント」は、スケジュール、簿記、旅行の手配などの同義語でした。 今日はそうではありません

これらの機能は依然として仕事の重要な部分ですが、最近の管理者はさらに多くのことを任されています。多くの場合、管理者は、従来は人事や運用に追いやられていた最前線の戦略的機能を引き受けます。 新入社員のオンボーディング とイベントの計画。

現代の管理者はまた、多くの場合、社内と遠隔の両方の企業文化を管理する任務を負っています。 従業員認識ソフトウェア お気に入り アセンブリ –これは無料です。



ますます、前向きなオフィス文化を維持することは、優秀な人材を採用し、維持するために重要です。 魅力的な従業員 、そして彼らに最善を尽くすように促します。企業の管理者は、オフサイトの計画、管理など、文化に関連する責任を負うことがよくあります。 オフィススナックのような特典 、そして一般的にオフィスの雰囲気を維持します。

結局のところ、管理者は、何が必要であっても、物事をスムーズに実行し続けることが期待されています。彼らは野球の「ユーティリティプレイヤー」のようなものだと考えてください。それらはJacks-andJills-of-all-tradesであり、さまざまな状況で高いレベルでのパフォーマンスが期待されています。

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したがって、今日の管理者がこのやりがいのある役割を成功させるには、さまざまなスキルが必要であることは理にかなっています。

しかし、それらの管理スキルのリストは何ですか?そして、優れた管理者と優れた管理者を区別するものは何ですか?管理アシスタントのためのどの専門能力開発のアイデアに従う必要がありますか?

それはまさに私たちがロックスター管理者のコミュニティに尋ねたものです。これが実際に請求書を支払う管理アシスタントのスキルです。

最近、Facebookグループのエグゼクティブアシスタントの状態で1,273人を超えるエグゼクティブアシスタントを調査したところ、 monday.com 使用するのが彼らのお気に入りの生産性ツールでした。

目次

1.すべてのリソースを知る

あなたが管理アシスタントである場合、誰もが常にあなたがあらゆる問題の解決策やあらゆるニーズに使用できるツールを持っていることを期待しています。

傑出した管理者は、便利なツールと頼りになるリソースのデータベースまたはExcelファイルを保持することで、質問に先んじています。

今月のプログラムの従業員

私たちのお気に入りの管理者「秘密兵器」のいくつかを使用して、独自の頼りになるリストを起動します。

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その他の役立つリソース:

2.創造的な問題解決

2021年に優れた管理アシスタントになる方法を学びたい場合は、問題解決をツールボックスに含める必要があります。管理者の主な責任は物事を適切に保つことであるため、問題解決は不可欠なスキルです。在宅勤務と柔軟なスケジュールが増加している今日の現代の職場では、すべてをスムーズに実行し続けるために、新しいタイプの創造的な思考が求められています。

女性エグゼクティブを昇進させるためのCEOのエグゼクティブアシスタントであるChelseaHnatは、その理由を次のように語っています。

chelsea-hnat「管理アシスタントは、博学者として独自の立場にあります。彼らは、職場環境のさまざまな側面を知っており、問題解決の頼みの綱と見なされています。

効果的にトラブルシューティングできるほど、すべてがスムーズに動くため、彼らは自分たちの立場に立つ価値が高まります。」

Hnatによれば、創造性と即興能力は、あらゆる規模の企業にとって必要な方程式の一部です。

chelsea-hnat「これは中小企業と大企業の両方で見られますが、私のような中小企業では、これらの管理スキルの影響は計り知れず、本当に注目されます。」

3.適切なエチケット

管理者は毎日人々とやり取りします。あらゆる種類の人々。

オフィスマネージャーのように 、管理者は、あらゆるレベルの従業員を扱う、企業内で数少ない人の1人です(おそらくCEOまたは上級人事スタッフを除く)。

もちろん、これは内部の相互作用に限定されません。管理者の役割は、ほとんどの場合、前向きです。管理者の場合、多くの場合、部門や幹部のゲートキーパーであり、着信の処理、ベンダーへの連絡、または他社の上級幹部との直接の会話を行います。

だからこそ、マナーとエチケットがとても重要です。管理者のエリザベスホワイトピーターズは、マナーは「多くの困難な状況を乗り越えるための失われた芸術」であると説明しています。

White-Petersによると、マナーの芸術を習得する秘訣の1つは聞くことです。彼女が言います、

エリザベス-ホワイト-ピーターズ「[A]ロックスター[管理者]は、言葉だけでなく、行間を読むために口調やボディーランゲージにも耳を傾けます。」

彼女の意味の例を次に示します。

エリザベス-ホワイト-ピーターズ「電話が鳴ります。マネージャーと話すことを要求する悪化した声です。管理者は笑顔で礼儀正しく、状況をすばやく評価します。企業文化に基づいて、いくつかのアクションが発生する可能性があります。メモを取り、発信者に転送されることを保証する、発信者を保留にしてマネージャーを中断する方法/通話を転送する方法を決定する、または次のことを試みることができます。問題を直接解決します。

言語と口調を聞くことで、どの行動を取るべきかを決めることができます。丁寧なコミュニケーションの各段階で、発信者とマネージャーにとって最良の結果が得られるように状況を処理する可能性が高まります。

バーチャルゴーイングアウェイパーティーのアイデア

「お願いします」と「ありがとう」は両方に気づかれます。経験を積むと、管理者はマネージャーから何がうまく機能したかを学び、次の出来事に対処する方法を知ることができます。」

管理者は、高い感情的IQと、人々を読み、それに応じて反応する能力を必要としていることがわかりました。

四。 感情的知性

心の知能指数とは、自分自身や他の人の感情を理解し、さらには影響を与えるためのコツを指します。最も成功した管理者は、スペードに感情的知性を持っています。理由は次のとおりです。

  • 感情的知性は人々を扱いやすくします。 他の人の感情に同調した管理者は、交渉や他の相互作用からより良い結果を達成します。心の知能指数は、すべての人とすべての状況に対処する上でより良い結果につながり、仕事を要求し、仕事を行い、交渉しなければならない管理者にとって必須のスキルになります たくさんの人と一緒に仕事をします。
  • 心の知能指数は、人々が他人の感情を管理するのに役立ちます。 人を読むこの機能は、管理者が上司や他の主要な仲間のニーズを予測するのに役立ちます。たとえば、上司がレポートに不満を持っていると推測すると、野心的な管理者は会話をリダイレクトまたは再構成することで支持を得るチャンスが得られます。
  • 感情的知性は紛争解決を簡単にします。 理解 感情は、否定的なものでさえ、感情を扱いやすくします。また、感情に対処する方法を知っていると、管理者は競合を解決するためのツールを利用できます。
  • 心の知能指数はストレスの管理を容易にします。 心の知能指数の高い管理者は、自分のストレスの兆候を認識し、瞑想の休憩の時間だと気付くことができます。

5.先見性と期待

最高の管理者に何をすべきかを指示する必要はありません。彼らは、問題が問題になる前に解決策を予測します。これらの管理者は、非常に役立つものから不可欠なものになります。秘密兵器のボスは、それなしでは生きていけません。

ケリー・トッドはEAとしてキャリアをスタートさせ、HGTVベースの制作会社で2人の幹部をサポートしました。彼女の心の中で、それは本当に彼女を輝かせたのは彼女の予測能力でした。

kelly-todd-quote「これらの幹部は完璧を要求するので、細部に注意を払うことは本当にあなたを遠ざけるでしょう、そして彼らはできる限り素晴らしいことを望んでいます、そしてあなたの仕事は…彼らの生活を楽にすることです。

上司の一歩先を行くことができれば、「カレンダーにあなたがブロックされていることがわかったので、この予約を引き受けました。」

その期待とその上にあるそのような準備は、あなたを本当に彼らに際立たせるでしょう…。

[管理者]はExecの親友になることができ、彼らが一歩先を行くことを考えているなら、あなたは目立つでしょう。」

Chelsea Hnatは同意します:

chelsea-hnat「彼らの仕事には企業内の非常に多くの異なる側面が関係しているため、潜在的な課題と結果を予測する明確な能力があります。」

あなたの砕氷船を知る

6.マルチタスク

過去に、私たちはそれを主張しました マルチタスクは生産性を破壊する神話です 。私たちの脳は、一度に複数の高レベルのタスクを実行するように配線されていないため、最善の戦略は、優先順位を付けて1つずつノックアウトすることです。

次のようなソフトウェアの使用をお勧めします monday.com 毎日のタスクを作成、追跡、監視します。サインアップできる無料トライアルがあります ここに

これはおおむね真実ですが、たとえば、セールスコール中に財務モデルを作成しようとしないでください。管理者の主要な責任の中には、タスクを同時にノックアウトする必要があるものもあります。

これは、より大きく、より戦略的な責任に加えて、ファイリングやスケジューリングなどのロートタスクが依然として管理者に委ねられることが多いためです。これらを迅速に、または同時に実行できることは、大きな利点です。最高の管理者はこれを簡単に行います。

Bonitzの管理アシスタントであるStephanieMerrittは、次のように説明しています。

ステファニーメリット「管理アシスタントの最高のスキルは、マルチタスクを実行する能力です。私は通常、同時にいくつかのことが起こっていることを知っており、両方を同時に行うことができなければなりません。

例:下請け業者のためにホテルの部屋を作る必要があります。電話をしている間は、メールに返信したり、事務処理を完了したりできます。」

7.適応性

前に述べたように、管理者リストの責任は幅広く多様です。多くの場合、これは、ダイムで停止し、完全に無関係なプロジェクトに向けてピボットできることを意味します。物事は急速に変化し、最高の管理者は簡単に対応して適応できます。

たとえば、上司が突然2週間オフィスを離れる自発的な旅行を明らかにした場合、管理者は行動に移し、影響を受けるすべての関係者と効果的にコミュニケーションを取りながらスケジュールをクリアして、傷ついた感情や傷ついたエゴを回避する必要があります。 。この状況では、ストレスを感じて何をすべきかを決めるのに何時間も費やす時間はありません。

説明するメリットは次のとおりです。

ステファニーメリット「もう1つの最高のスキルは、すぐに作業内容を変更できることです。私は何かの真っ只中にいる可能性があり、上司が入って来て、今何かが必要だと言います。私がしていることを止めて、彼が私に求めたことを実行し、彼が来る前に私がしていたことを軌道に戻す必要があります。私に会いに。'

これが重要なポイントです。タスクをすばやく切り替えるだけでなく、元に戻すと軌道に戻ることができるということです。結局のところ、管理者が行うことはほとんど重要ではありません。

8.細心の注意を払った組織

当たり前のように思えるかもしれませんが、非常に重要です。さまざまなプロジェクトに取り組んでいるときは、組織が不足しているため、重複する作業を無駄にする時間がありません。さらに、組織化はストレスを軽減するのに役立ち、重要な作業が文字通りにも比喩的にも「亀裂を通り抜ける」のを防ぎます。

組織化の方法に関しては、Stephanie Merrittは、ルールは1つだけであると主張しています。

ステファニーメリット「2人が同じように働くことはありません。別のプロジェクトに取り掛かる前に、プロジェクトを終了するのが好きです。しかし、それが常に可能であるとは限らないので、私が取り組んでいた最初のプロジェクトを終了するように指示するリマインダーが必要です。

誰もが独自の組織スキルを持っており、自分に最適なものを知っています。私は視力の人です。私はカレンダーをよく使います。床にも物があるので、すべてについていくことができます。

私が一緒に仕事をしている女の子の1人は、机の上のスタックを使用しているので、自分が取り組んでいる作業が完了したことを確認できます。」

あなたの方法が何であれ、組織は間違いなく必須の管理スキルです。

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9.「しもべの心」を持つ

ロバート・グリーンリーフによって最初に造られた用語「 サーバントリーダー 」は、最近、管理用語集に組み込まれています。それは、他者の幸福を最優先するリーダーシップのスタイルを指します。実際には、これは、個人的および専門的な開発に焦点を当て、チームの成功をサポートすることを主な責任と見なすことを意味します。

この「サービス」の考え方は、管理者の役割でもリーダーシップの役割でも重要です。

valerie-gomez'これは非常に重要です。ロックスターのエグゼクティブまたは管理アシスタントは、タスクが大きいか小さいかにかかわらず、リーダーにサービスを提供することを望んでいます。強力な管理者は、上司の目標の達成を支援することで、自分の目標を達成できることを知っています。」

仕事で机の上に置くクールなもの

-Valerie Gomez、ADPの管理アシスタント

優れた管理者は無私無欲であり、チームに積極的に参加することで、チームの成功とチームの成功の両方を確保できることを知っています。

10.機知に富む

即興で考え、その場で解決策を考え出す能力は、管理者が理解できる最も重要な特性の1つです。ヴァレリーゴメスはその理由を説明します:

valerie-gomez「どんなに細心の注意を払っても、問題なく開催されるイベントをまだ調整していません。上司のプレゼンテーションが公開される5分前に、すでに予算を組んでいる人員の直前の変更があるか、モニターディスプレイのシステムの不具合があるかどうか。

自分の足で考えることができなければなりません。問題が何であれ、ロックスターの管理者が解決策を見つけます。」

エリザベスホワイトピーターズは、機知に富むことが重要な特徴であることに同意し、次のように述べています。

エリザベス-ホワイト-ピーターズ「AAは企業のMacGyver(90年代からのショーを覚えていますか?)であり、すべてのことを少しでも手に入れ、創造的に問題を解決でき、ギャップを防ぐために適切な質問を早い段階で行うことができます。プロジェクトまたは予期しない課題。」

11.グリット

私たちは皆、マーフィーの法則に精通しています。うまくいかないことはすべてうまくいかないでしょう。

ええと、ビジネスの世界は免除されていません–それから遠く離れています。プロジェクトを管理したことのある人なら誰でも、課題が避けられないことを知っています。

管理者の役割についても同じことが言えます。ある時点で、物事は横向きになります。サーバーがクラッシュし、電話システムがダウンし、ベンダーがフレークし、フライトがキャンセルされ、人々が辞めます。

これは、機知に富むことだけではありません。どんな状況にも耐えられるだけの強さです。ロックスターの管理者は、プレッシャーの下で崩れることはありません。最高のものは忍耐し、機会に立ち上がって、仕事を成し遂げます。それが本当の意味です。

管理者が復元力と呼ばれることもある真のグリットを育成する方法は次のとおりです。

  • 同僚との付き合い。社会化はオキシトシンを放出し、ストレスへの感受性を低下させます。
  • 助言を仰ぐ。時には、困難な時期を乗り越えるために必要なのは、異なる視点だけです。
  • 考え方に焦点を当てます。人々は世界を見るレンズしか制御できませんが、視点を変えるだけで視点をネガティブからポジティブに変えることができます。

12.効果的なコミュニケーション

管理者が触れないタイプのコミュニケーションはありません。彼らは電話に精通し、良いメールを書き、すべてのレベルの従業員と顔を合わせて話すときに自信を持っている必要があります。多くの場合、彼らは全社的なコミュニケーションを書くか、あるいはまとめる必要があります ビジュアルプレゼンテーション 上司に代わって。

どんな媒体でも、 彼らのコミュニケーションは明確でなければなりません 、直接、簡潔。これは、経営幹部と緊密に連携する管理者に特に当てはまります。 CEOやその他の上級リーダーは、分解、とりとめのない、またはその他の種類の回避策を望んでいません。 効果的なコミュニケーション それはまさにその通りです。

それを行うための最も効果的な方法を学ぶことは、優れた管理者を優れた管理者から分離するのに役立ちます。

仮想アシスタントサービス コミュニケーションスキルを磨こうとしている管理者は、頼りになるレビュー仲間の助けを借りることができます。この人は提供する準備ができています カジュアル 対面のスクリプト、電子メール、およびその他すべてに関するフィードバック。彼らは詳細なレビューを行っていません。単に意味をなさない領域を特定しているだけです。

数回のレビューラウンドの後でも、管理者はコミュニケーションをより明確にするためのさまざまな経路を確認できます。

13.技術の知識

最近では、管理者とテクノロジーは密接に関係しています。もはやメールだけではありません。管理者は、統合されたさまざまなアプリやプラットフォームに習熟していることが求められます。

Slackのようなコミュニケーションアプリ、次のようなカレンダーシステムについて話しています カレンダーリー 、課金システム、旅行予約プラットフォーム、人事システムなど TriNet 、またはのような従業員エンゲージメントソフトウェア 量子職場15ファイブ または TINYpulse 。 (QuantumWorkplaceのすばらしいガイドを読んでください 従業員エンゲージメントソフトウェアの購入 。)

それは多くの技術です。

問題が発生した場合、IT担当者に常に頼ることはできません。実際、中小企業では、管理者は実際には事実上の技術者またはギャルである可能性があります。クラッシュしたコンピューターを再起動できる場合は、 批判的思考テスト 、WordPressでブログ投稿を公開するか、インターネットを再起動するだけでも、管理ゲームに足を踏み入れることができます。

企業のクリスマスパーティーのエンターテイメントのアイデア

では、管理者はどのようにして技術に精通しているのでしょうか。まず、頻繁に使用するテクノロジーのリストを作成し、どのツールに最も慣れていないかを特定します。その後、練習は完璧になります。さまざまな技術を試し、システムを理解し、ツールを閲覧するために、毎日1時間をブロックすることをお勧めします。 助けて そして コミュニティ ページ。これらのページの多くには、ほとんどの人が決して探すことのないリソースの宝庫があります。一部のページには、24時間年中無休のチャットインターフェイスや、技術専門家が運営する電話回線があり、あらゆる質問に答えることができます。次の大きな技術的な問題が発生した場合、大きな修正は、どこに行けばすぐに助けを得ることができるかを知るのと同じくらい簡単かもしれません。

14.全体像の思考

信頼できる管理者は、多くの場合、上級管理職の事実上のアドバイザーです。それらは、新しいアイデアの響きの場として機能したり、新しいプロセスを提案したり、採用決定を検討したりすることさえできます。

最高の管理者は、企業のビジネスとその文化の理解に基づいて推奨事項を作成することにより、貴重な洞察を提供します。より大きな全体の文脈で物事を考える方法を知ることは重要です。

全体像を考えることは、世界の先見の明のある人に任せるのが最善のように聞こえるかもしれませんが、実際には、誰もが先を見据える能力を養うことができます。運転を検討してください。優れた防御運転では、前方をスキャンして、道路がどこに向かっているのかを確認します。これと同じ手法が、会社の目標などの抽象的な概念にも当てはまります。今日の行動であなたの会社のためにどのような道を開いていますか?どのような障害に直面すると思いますか?これらを視覚化できたら、準備することができます。

15.細部への注意

全体像の考え方が重要な場合は、裏返しも当てはまります。管理業務では細部が重要であり、それらに鋭敏な目を向けることが不可欠です。

考えてみてください。管理者が行うことの多くは、比較的大きなリスクです。あなたがその幹部を飛行機に乗せない場合、彼女はあなたの会社が明かりをつけ続けるために必要な次の資金調達ラウンドを閉じることができないかもしれません。

気難しいベンダーに時間通りに適切な金額が支払われない場合、彼らは好転してあなたの会社を訴える可能性があります。または最悪の場合…あなたの側の誤った間違いはあなたの上司の見栄えを悪くするかもしれません。

詳細に関しては、品質管理はどの管理者にとっても大きな資産です。

16.優先順位付け

管理者は、優先順位付けの技術を通じて、やることリストを貴重な成果のリストに変換できます。 「ミッションクリティカルなタスク」と「待つことができるタスク」を区別する能力は、非の打ちどころのない判断力、リーダーシップスキル、および企業価値との整合性を示しています。何よりも、優先順位付けは能力を示し、手を握る必要がないことに興奮しているリーダーからの信頼を刺激します。

優先順位付けは、秒数で乗算されるタスクリストに直面しながら落ち着きを保つための鍵となる場合もあります。これらの状況で焦点が合わないとパニックになり、パニックは生産性を低下させます。いくつかの重要なタスクに飛び込み、些細なタスクを表にまとめることで、優先ワークフローを動かし続けながら、すべてを成し遂げようとするストレスを軽減します。

管理者は、会議やカジュアルチャット中に注意深く耳を傾け、さまざまな割り当ての背後にあるコンテキストを吸収し、それらの重要性をより適切に判断することで、優先順位付けスキルを高めることができます。また、やることリストに目を通し、「これは何に影響しますか?」と尋ねることをお勧めします。真の優先事項はすぐに明らかになります。

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次のレベルに進むための管理アシスタントスキルの開発方法を学んでいただければ幸いです。それで、あなたは何と言いますか?あなたはあなた自身を伝説的な管理者だと思いますか?あなたの好きな管理アシスタントのヒントとコツはどれですか?恥ずかしがらずに、下のコメントでお知らせください。